Veel gestelde vragen (FAQ)

Antwoord: MDS staat voor Minimale Data Set. Hierin staat beschreven welke gegevens door de zorginstellingen aangeleverd dienen te worden en welke instanties welke gegevens van het DIS mogen ontvangen. De MDS die voor u van toepassing is vindt u terug onder het kopje Minimale Dataset bij Vertrouwelijkheid DIS-data 

Antwoord: Wat er aan het DIS moet worden aangeleverd en hoe de bestanden er uit moeten zien, wordt beschreven in standaarden voor gegevensaanlevering. Voor de CZ is dit standaard voor DIS gegevensaanlevering CZ , voor de GGZ is dit standaard voor DIS gegevensaanlevering GGZ en voor de FZ is dit standaard voor DIS gegevensaanlevering door FZ. Deze vindt u onder het kopje Informatie per zorgaanbieder/ informatie per onderwerp.

Antwoord: Voor CZ conform standaard voor DIS gegevensaanlevering CZ , voor GGZ conform standaard voor DIS gegevensaanlevering GGZ en voor FZ conform standaard voor DIS gegevensaanlevering door FZ. Deze vindt u onder het kopje  Informatie per zorgaanbieder/ informatie per onderwerp.

Antwoord:
Zorgaanbieders actief in de curatieve zorg moeten hun gegevens met terugwerkende kracht aanleveren tot januari 2008. Uitzondering hierop zijn revalidatiecentra, deze moeten hun gegevens met terugwerkende kracht aanleveren tot januari 2009.
Voor zorgaanbieders actief in de GGZ geldt dat zij hun gegevens met terugwerkende kracht moeten aanleveren tot januari 2007. Zorgaanbieders actief in de FZ dienen hun gegevens met terugwerkende kracht aanleveren tot januari 2010. Wanneer u later bent begonnen met het registreren van DBC’s geldt een aanleverplicht vanaf het moment waarop u een eerste DBC heeft afgesloten.

Antwoord: NZa houdt toezicht op de aanleveringen en zal actie ondernemen richting de zorginstellingen bij een aanleverachterstand.

Antwoord: Naast het registreren van uw DBC’s in een door u gekozen softwarepakket, dient u zich aan te melden bij het DIS. Dit kan met het DIS Aanmeldingsformulier dat u kunt vinden op www.dbcinformatiesysteem.nl onder informatie voor zorgaanbieders. Afhankelijk van uw softwareleverancier verzendt u de DIS aanlevering met behulp van de Privacy- en Verzendmodule.

Antwoord: Op de site van DBC-Onderhoud kunt u via het ‘downloadcentrum’ overzichten vinden van de te hanteren tabellen en waar deze tabellen te verkrijgen zijn.

Antwoord: Het kan voorkomen dat u voor een goede registratie een code mist. Het is verstandig dit te melden bij het Service- en Informatiecentrum DIS (030-2850811 of info@dbcinformatiesysteem.nl), die indien nodig een melding kan maken bij de beheerder van betreffende tabel. Tabelbeheerders zijn met name Vektis en DBC-Onderhoud.

Antwoord: Na inloggen op de DIS portal klikt u links op ‘informatie bestanden’. Hier kunt u de PVM downloaden. Ook vindt u hier een digitale handleiding en een installatiefilmpje over de installatie van de PVM.

Antwoord: De foutmelding duidt erop dat de PVM (privacy verzend module) uw digitale certificaat niet kan vinden. Onder ‘instellingen’ , tabblad ‘certificaat’ kunt u door middel van ‘zoeken’ uw digitale certificaat in de PVM zetten. Bij wachtwoord dient u het verkregen wachtwoord van DigiNotar te plaatsen, deze is destijds per brief ontvangen.

Mocht u het digitale certificaat niet kunnen vinden op uw computer, dan kunt u zoeken naar een .p12 bestand. Het Service- en Informatiecentrum van DIS kan d.m.v. TeamViewer hierbij helpen.

Antwoord: Op de DIS portal kunt u de aanleverplanning vinden. DIS verwacht van u een bestand met een hogere creatiedatum of een hoger volgnummer dan in het laatst aangeleverde bestand. Aanleveringen volgens de gegevensaanlevering standaard CZ 5.0, geldt dat in de aanleverplanning de te verwachte bestandsnaam te vinden is.

Deze melding kunt u ook krijgen als u uw DIS gebruikersnaam niet heeft ingevuld in de privacy- en verzend module (PVM). Als u de PVM opstart, gaat u naar ‘instellingen’ en vervolgens naar tabblad ‘overig’. Bij DIS Aanleverplanning gebruiker kunt u uw DIS gebruikersnaam/DIS inlognaam invoeren.

Antwoord: In de privacy- en verzendmodule (PVM) heeft u uw DIS gebruikersnaam verkeerd ingevuld. De DIS gebruikersnaam bestaat uit GZ en zes cijfers. Let erop dat u na het laatste cijfer geen spatie typt.

U kunt u DIS gebruikersnaam in de PVM invoeren onder “instellingen”, tabblad “overig”.

Antwoord: Om toegang te krijgen tot de DIS-portal moet u het DIS aanmeldingsformulier invullen. Nadat u het aanmeldingsformulier heeft ingevuld ontvangt u een gebruikersnaam en wachtwoord. Hiermee kunt u inloggen via http://www.dbcinformatiesysteem.nl/disportal. Het aanmeldformulier vindt u als u aan de linkerzijde van de pagina voor (wijzigen van) Uw aanmelding bij DIS kiest.

Antwoord: De kans is groot dat u zich via ‘Favorieten’ probeert aan te melden op de DIS-portal. Door in de internetadresbalk http://www.dbcinformatiesysteem.nl/disportal in te toetsen, kunt u hoogstwaarschijnlijk wel inloggen. Ook kunt u via internetopties uw browsergeschiedenis en cookies verwijderen. Werkt dit niet, dan graag contact opnemen met het Service- en Informatiecentrum DIS (030-2850811 of info@dbcinformatiesysteem.nl). Het Service- en Informatiecentrum DIS kan u een nieuw wachtwoord verstrekken.

Antwoord: Wanneer u zes maanden geen gebruik heeft gemaakt van uw wachtwoord / gebruikersnaam dan verloopt deze combinatie. U kunt per e-mail of telefoon contact opnemen met Service- en Informatiecentrum DIS (030-2850811 of info@dbcinformatiesysteem.nl). Zij zullen u dan een nieuw wachtwoord toesturen. Met dit nieuwe wachtwoord kunt u weer inloggen. U ontvangt dus geen automatische melding dat uw wachtwoord verlopen is.

Antwoord: In het verleden verliep het wachtwoord na zes maanden, dit is niet meer het geval. DIS adviseert u om zelf regelmatig uw wachtwoord te wijzigen. Dit kunt u doen door de optie wachtwoord wijzigen te kiezen. Deze ziet u links in uw scherm wanneer u naar www.disportal gaat.

Antwoord: Onder het kopje Uw aanmelding (wijzigen van) bij DIS vindt u een formulier wijziging softwareleverancier en een fusieformulier die u retour kunt sturen aan DIS. Ook kunt u hier digitaal een wijziging in uw adresgegevens en/of e-mail adres sturen aan DIS.

Antwoord: Zodra uw aanlevering verwerkt is, wordt daarover per e-mail een notificatie verzonden. Wanneer er fouten in uw aanlevering zijn geconstateerd wordt een validatierapport aangemaakt. Het validatierapport is te downloaden als u bent ingelogd op de DIS portal. U kunt aan de rechterzijde van het scherm inloggen op de DIS portal. DIS streeft naar een verwerkingstijd van 24 uur. Wanneer u vragen heeft kunt u contact opnemen met het Service- en Informatiecentrum DIS (030-2850811 of info@dbcinformatiesysteem.nl).

Antwoord: De volgende controles worden uitgevoerd:

• volledigheid van de aanlevering: klopt de pakbon met de inhoud
• domeinintegriteit: zijn de verplichte velden gevuld, bevatten de velden de toegestane domeinwaarden
• formaat van de gegevens: numerieke velden moeten numeriek zijn, datumvelden moeten een geldige datum bevatten
• domeincontroles: bevatten de verschillende velden de juiste waarden
• referentiële integriteit: zijn de aangeleverde codes bestaande codes en kloppen de onderlinge relaties tussen de bestanden

Antwoord: Nee, er mag een klein aantal fouten in uw DIS-bestand zitten. DIS hanteert een coulance van 3%. Wanneer minimaal 97% van uw DIS-bestand correct is, worden de goede gegevens verwerkt. De fouten komen in het validatierapport. Indien minder dan 97% correct is, wordt uw DIS-bestand afgekeurd.
Dit in tegenstelling tot het aanleveren van de DBBC’s in de forensische zorg. De aanlevering van DBBC’s dient 100% correct te zijn. Kleine fouten kunnen er dan voor zorgen dat de DBC-aanlevering wordt afgekeurd.

Antwoord: Indien 97% of meer van uw DIS-bestand correct is, mag u de fouten corrigeren. Indien minder dan 97% correct is, moet u de fouten corrigeren.
In het geval van de DBBC aanleveringen moet de DBC-aanlevering 100% correct zijn en moet u de fouten corrigeren.

Antwoord: De validatierapporten van uw aanleveringen kunt u terugvinden op de DIS portal. De DIS portal is te benaderen via www.dbcinformatiesysteem.nl of www.disportal.nl U ziet na inloggen links in het menu “validatieresultaten” staan. Hier kunt u uw validatierapport downloaden.

Antwoord: Als u op het validatierapport / validatieresultaat klikt, dan krijgt u de melding of u dit bestand wilt downloaden. U kunt er ook voor kiezen om gelijk het bestand te openen. Het bestand kunt u openen met een zogenaamd “uitpak programma”. Een veelgebruikt programma hiervoor is WinZip. Dit programma wordt standaard bij elke computer meegeleverd, mocht dit niet het geval zijn, dan kunt u deze downloaden via http://www.downloads.com/. De validatierapporten zelf zijn opgemaakt in het bestandsformaat .csv en zijn te openen in MS Excel.

Antwoord: In het document Toelichting Validatierapport vindt u informatie met betrekking tot het lezen van het validatierapport. U kunt dit document vinden onder het kopje Producten en diensten/ data-uitlevering aan zorgaanbieders.

Antwoord: Via http://www.dbcinformatiesysteem.nl kunt u na in loggen nagaan welke aanlevering van u verwacht wordt. Als uw aanlevering voldoet aan de gegevens aanleverstandaard CZ 5.0, dan kunt u hier de verwachte aanlevermaand zien. Als uw aanlevering voldoet aan de gegevens aanleverstandaard GGZ 5.0 of FZ 1.0 dan dient uw aanlevering een hogere creatiedatum of een hoger volgnummer te hebben dan de laatst getoonde aanlevering. Als u contact opneemt met het Service- en Informatiecentrum DIS kan voor u uitgezocht worden waar het verschil door wordt veroorzaakt.

Antwoord: U kunt gegevens van voorgaande maanden / jaren meesturen met het eerstvolgend op te sturen DIS bestand. Als u niet weet hoe dit in zijn werk gaat, kunt u hiervoor contact opnemen met uw softwareleverancier..

Antwoord: Het zijn twee gescheiden aanleveringen die onafhankelijk van elkaar zijn en allebei gebaseerd zijn op uw registratie. De aanlevering aan VECOZO kan daarom ook plaatsvinden als de aanlevering aan DIS nog niet (correct) heeft plaatsgevonden. Sommige softwarepakketten hebben echter een afhankelijkheid tussen de VECOZO en DIS aanleveringen aangebracht. Uw softwareleverancier kan u hierover meer informatie verstrekken.

Antwoord: In het document Belangrijke Informatie over Pseudonimisering wordt uitgelegd welke stappen u dient te nemen om over te gaan op het gepseudonimiseerd aanleveren aan het DIS. U vindt dit document onder Vertrouwelijkheid DIS-Data.

Antwoord: Bij pseudonimisering worden uw patiëntgegevens versleuteld d.m.v. een willekeurige code die de software genereert, alvorens ze worden verzonden aan het DIS. Pseudonimisering vindt tweemaal plaats, (1) bij de zorgaanbieder (via de PVM) en (2) bij een Third Trusted Party (ZorgTTP). Op deze manier is gewaarborgd dat patiëntgegevens niet meer zijn te herleiden tot een individu.